Методическое пособие: 5 методов бюджетирования для ресторана

Методическое пособие: 5 методов бюджетирования для ресторана

Введение: Зачем ресторану система бюджетирования?

Современный ресторанный бизнес сталкивается с тремя ключевыми вызовами: рост себестоимости, увеличение фонда оплаты труда и нестабильность спроса. В этих условиях работа «по факту» вслепую ведет к потере profitability. Бюджетирование перестает быть инструментом учета и становится системой управления будущим, позволяя собственнику не просто видеть прошлые результаты, а proactively принимать решения для повышения финансовой устойчивости.

1. Zero-Based Budgeting (ZBB) — «Бюджетирование с нуля»

Суть метода: Каждый бюджетный цикл начинается с «чистого листа». Обоснованию подлежит каждая статья расходов, а не только ее изменение относительно прошлого периода.

Когда применять:

• Снижение рентабельности при росте выручки.

• Запуск новых проектов (доставка, кейтеринг), смена концепции.

• Плановая «финансовая гигиена» (раз в 2-3 года).

План действий:

1. Инвентаризация расходов: Выпишите все операционные затраты (ФОТ, закупки, аренда, маркетинг, HR, IT, хозтовары, упаковка).

2. Критический анализ: По каждой статье задайте вопросы:

   • Зачем нужна эта затрата? Какую цель преследует?

   • Какой эффект приносит? Можно ли его измерить (ROI)?

   • Можно ли от нее отказаться или оптимизировать?

3. Аудит эффективности:

   • Маркетинг: Оцените по конверсии и приросту LTV гостя, а не по сумме затрат.

   • Закупки и хозтовары: Сравните факт с нормативом (например, стоимость упаковки на один заказ доставки).

4. Формирование бюджета: В новый бюджет включаются только экономически обоснованные расходы.

Пример:

• Маркетинг: Было: 300 тыс. руб. (традиционные каналы без KPI). Стало: 200 тыс. руб. (таргетированная реклама + работа с блогерами по договоренностям с планом по приросту чека).

• Складские запасы: Выявлен неликвидный товар на 250 тыс. руб. Вводятся ежемесячные планы закупок для предотвращения замораживания средств.

2. Activity-Based Budgeting (ABB) — «Позаказное бюджетирование»

Суть метода: Бюджет формируется не для ресторана в целом, а для каждого центра финансовой ответственности (ЦФО) или profit-центра. Это позволяет точно оценить маржинальность каждого направления.

Когда применять:

• Наличие нескольких форматов деятельности: зал, бар, доставка, банкеты, магазин навынос.

• Необходимость понять истинную profitability каждого канала продаж.

План действий:

1. Сегментация: Разделите бизнес на направления (например: основной зал, летняя веранда, доставка (своя/агрегаторы), банкеты).

2. Распределение затрат: Каждому направлению присвойте:

   • Прямые расходы: cost of goods sold (COGS), ФОТ непосредственного персонала, упаковка, комиссия агрегаторов.

   • Разделяемые расходы: Рассчитайте долю аренды, коммунальных платежей, ФОТ административного персонала (например, пропорционально выручке или площади).

3. Расчет маржинальности: Определите операционную прибыль по каждому направлению.

4. Принятие решений: Увеличьте инвестиции в высокомаржинальные направления и пересмотрите или оптимизируйте низкорентабельные.

Пример:

• Направление «Доставка»: Выручка: 1 млн руб.

• Расходы: COGS (300 тыс. руб.) + ФОТ курьеров и кухни (250 тыс. руб.) + упаковка (120 тыс. руб.) + комиссия агрегатора (150 тыс. руб.) = Итого: 820 тыс. руб.

• Маржинальная прибыль: 180 тыс. руб. (18%). При целевом показателе 25% необходимо пересмотреть логистику, ценообразование или работу с агрегаторами.

3. Incremental Budgeting — «Приростное бюджетирование»

Суть метода: Бюджет нового периода формируется на основе данных предыдущего с поправкой на плановый рост (инфляция, увеличение трафика, индексация цен).

Когда применять:

• Стабильная работа ресторана в устоявшемся рынке.

• Необходимость быстро подготовить бюджет на следующий год.

План действий:

1. Базовый показатель: Возьмите фактическую выручку прошлого года.

2. Прогноз роста: Определите плановые показатели на основе:

   • Внешние факторы: Инфляция, сезонность.

   • Внутренние факторы: Планы по привлечению гостей (+трафик), изменение ценовой политики (+средний чек).

3. Расчет плановой выручки: Выручка (план) = Выручка (прошлый год) × (1 + % роста трафика) × (1 + % роста среднего чека).

4. Нормативное планирование: К плановой выручке применяются целевые проценты по основным статьям.

Пример:

• Выручка 2024: 50 млн руб.

• Прогноз на 2025: +5% трафик, +6% средний чек (инфляция+).

• Плановая выручка 2025: 50 млн × 1.05 × 1.06 = 55,65 млн руб.

• Плановые расходы: Food Cost (30%) = 16,7 млн руб., ФОТ (27%) = 15,0 млн руб., Маркетинг (5%) = 2,78 млн руб.

4. Flexible (Variable) Budgeting — «Гибкий бюджет»

Суть метода: Разделение всех расходов на постоянные и переменные. Размер переменных расходов ставится в прямую зависимость от уровня выручки.

Когда применять:

• Ярко выраженная сезонность бизнеса.

• Высокая волатильность спроса (например, доставка).

• Необходимость быстро адаптировать финансовую модель к изменяющимся условиям.

План действий:

1. Классификация затрат:

   • Постоянные: Аренда, оклады администрации, часть коммунальных платежей (планируются в фиксированной сумме).

   • Переменные: Cost of Goods Sold (COGS), сдельная часть ФОТ, комиссии платежных систем и агрегаторов, промоматериалы (планируются в % от выручки).

2. Установление нормативов: Для переменных расходов устанавливаются целевые проценты (например, целевой Food Cost — 28%).

3. Корректировка: Фактический бюджет переменных расходов пересчитывается ежемесячно/еженедельно в зависимости от достигнутой выручки.

Пример:

• Затраты на питание персонала — это постоянная статья. Ее следует рассчитывать по формуле: (кол-во сотрудников × кол-во смен × стоимость обеда), а не в % от выручки.

5. Rolling Budget — «Скользящий бюджет»

Суть метода: Бюджет постоянно актуализируется. По мере завершения каждого отчетного периода (месяц/квартал) к общему горизонту планирования добавляется следующий период.

Когда применять:

• Сети ресторанов в фазе активного роста.

• Динамичная рыночная среда, требующая быстрой корректировки планов.

• Частый запуск новых проектов и акций.

План действий:

1. Установите горизонт планирования, например, 12 месяцев.

2. По итогам каждого квартала анализируйте отклонения факта от плана.

3. Добавляйте бюджет на следующий квартал, убирая завершившийся.

4. Корректируйте плановые показатели на оставшиеся периоды с учетом новых данных.

Пример:

• В январе 2025 утвержден бюджет с января по декабрь 2025.

• В апреле 2025 проанализированы факты Q1, скорректирован прогноз на оставшиеся 3 квартала 2025 года и добавлен детальный бюджет на Q1 2026.

• Горизонт планирования остается неизменным — 12 месяцев вперед.

Как интегрировать методы в единую систему

Итог: Комплексное применение этих методов создает живую финансовую модель вашего ресторана. Она обеспечивает чистоту затрат, понимание рентабельности, точность прогнозирования и гибкость в управлении, что является основой для прибыльного и устойчивого бизнеса.