Новые правила деловой переписки

Вот основные правила деловой переписки, которые помогут вам вести профессиональную коммуникацию:

1. Четкий и информативный заголовок (тема письма)

• Тема должна отражать суть письма.

• Пример: «Согласование договора №123 от 05.07.2024» вместо «Вопрос».

2. Профессиональное обращение

• Используйте «Уважаемый(ая) [Имя Отчество]!» (в более официальных случаях) или «Здравствуйте, [Имя]!» (если переписка менее формальна).

• Избегайте фамильярности: «Привет!» неуместно в деловой переписке.

3. Структурированный текст

• Разбивайте письмо на абзацы, используйте списки.

• Основная информация — в начале письма.

• Пример:

  «Прошу вас предоставить следующие документы:
  1. Договор в двух экземплярах.
  2. Акт выполненных работ.
  3. Реквизиты для оплаты.»

4. Корректный и вежливый тон

• Избегайте резких формулировок. Вместо «Вы не ответили» — «Напоминаю о необходимости ответа».

• Благодарность в конце: «Заранее благодарю за ответ», «С уважением, …».

5. Подпись

• Обязательно указывайте:

  • ФИО,

  • должность,

  • контакты (телефон, email),

  • название компании.

• Пример:

  С уважением,
  Иванова Мария Сергеевна
  Менеджер по продажам
  ООО «Компания»
  *Тел.: +7 (XXX) XXX-XX-XX*

6. Вложения

• Если прикрепляете файлы, укажите это в письме:

  «Во вложении вы найдете договор и спецификацию.»

• Называйте файлы понятно: «Договор_ООО_Ромашка_05.07.2024.docx» вместо «Документ1.docx».

7. Оперативность

• Старайтесь отвечать в течение 1–2 рабочих дней.

• Если нужно время на решение вопроса, сообщите об этом:

  «Мы рассмотрим ваш запрос и ответим до 10 июля.»

8. Проверка перед отправкой

• Убедитесь, что:

  • нет ошибок,

  • указаны все детали,

  • получатели выбраны правильно (особенно если используется «Ответить всем»).

Соблюдение этих правил поможет вам выглядеть профессионально и избежать недопонимания.